Stock opname adalah aktivitas khusus dalam bisnis untuk menghitung serta mengatur stok produk dalam gudang sebelum dipasarkan. Biasanya, stock opname masih dijalankan secara manual dengan langsung mencatat ke gudang.

Aktivitas ini membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan dalam pendataan inventori yang nantinya akan menimbulkan kerugian.

Karena banyaknya jenis produk yang perlu dihitung secara teliti, waralaba merupakan salah satu jenis bisnis yang menjalankan stock opname.

Apa tujuan stock opname?

Tentunya stock opname memiliki tujuan penting dalam bisnis. Berikut adalah beberapa tujuan stock opname:

Meminimalisir selisih jumlah produk terhadap stok sesungguhnya pada gudang.
Membantu mengetahui aktiva dan menghitung utang-piutang.
Mengetahui persediaan bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi.
Menghitung persediaan barang dan kas.
Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar.

Apa fungsi stock opname?

Setelah memahami tujuan dari stock opname, fungsi stock opname adalah untuk mengetahui kondisi stok secara akurat, mengatasi selisih pencatatan, dan juga mitigasi bisnis.

Mengetahui kondisi stok secara akurat

Terkadang kondisi stok dalam gudang penyimpanan perlu diawasi dengan baik. Agar selalu dalam keadaan layak jual, stock opname perlu dilakukan secara periodik.

Mengatasi selisih pencatatan dan perhitungan stok

Stock opname dapat secara akurat memonitor jika terdapat selisih dalam pencatatan dan perhitungan stok produk supaya tidak sampai terjadi kekosongan pada gudang.

Mitigasi jika terjadi kesalahan

Saat jumlah stok produk tidak sesuai, stock opname akan lebih cepat mengidentifikasi kesalahan yang terjadi. Dengan begitu, solusi untuk mengatasi kekosongan persediaan akan lebih cepat ditemukan.

Stock opname dilakukan oleh siapa?

Lalu, siapa saja yang bisa melakukan stock opname ini, ya? Agar hasilnya tidak objektif dan lebih akurat, petugas audit non-internal perusahaan yang biasanya melakukan stock opname.

Apa saja tugas stock opname?

Selanjutnya, saat menjalankan stock opname, tugas-tugas yang harus dilakukan oleh petugas audit ini pun cukup banyak, lho! Mereka harus mengetahui arus keluar-masuk produk dan juga mengetahui kondisi barang saat di gudang.

Selain itu, mereka pun membantu menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan) untuk mengidentifikasi adanya kecurangan, serta membantu dalam pengambilan kebijakan perusahaan.

Kapan stock opname dilakukan?

Kira-kira, kapan saja kegiatan stock opname dilakukan? Melakukan stock opname juga memiliki periode tertentu agar bisnis optimal, lho!

Periode stock opname yang umum dilakukan adalah harian, periodik, atau pada event khusus.

Harian

Stock opname perlu dilakukan secara harian pada bisnis yang menjual produk dengan masa simpan yang pendek. Contohnya adalah bisnis makanan dan minuman dimana siklus penjualannya cepat sehingga perlu mengecek stok produk secara rutin.

Periodik

Umumnya, stock opname memang dilakukan secara periodik, yaitu per kuartal (tiga bulan), per semester (enam bulan) atau per tahun. Pemilik bisnis dapat menyesuaikan kebutuhan bisnis terhadap intensitas stock opname ini.

Event

Selain secara harian dan periodik, biasanya stock opname dilakukan dengan menyesuaikan event yang terjadi dalam bisnis.

Misalnya saat sedang banyak promosi seperti diskon tanggal cantik atau diskon gajian. Intensitas perjalanan produk akan semakin meningkat sehingga perlu verifikasi stok yang lebih akurat dan cepat.

Tahap dalam melakukan stock opname

Ternyata, melakukan stock opname ini perlu beberapa tahapan yang harus dilalui. Terdapat tiga tahapan, yaitu tahap awal, tahap persiapan, dan tahap pelaksanaan.

Tahap awal

Di tahap ini, staff gudang akan mulai merapikan dan memisahkan produk sesuai dengan kategori yang sudah ditetapkan.

Agar proses berjalan lebih mudah, staff biasanya akan menempelkan label atau stiker dan juga memberi kode pada produk untuk memisahkan yang sudah dihitung atau belum.

Tahap persiapan

Selanjutnya merupakan tahap persiapan. Pada tahap ini seluruh staff akan diberikan briefing untuk mencatat keterangan waktu pada saat produk keluar maupun masuk sehari sebelum stock opname dilakukan.

Hal ini untuk menghindari adanya tambahan produk saat prosedur stock opname sedang berjalan.

Tahap pelaksanaan

Pada tahap pelaksanaan ini, cukup banyak yang harus dilakukan karena di sinilah stock opname mulai berperan.

Berikut langkah yang perlu dilakukan saat tahap pelaksanaan secara umum:

Menyerahkan hasil opname tiap kategori barang kepada tim data untuk dilakukan perbandingan
Melakukan pengecekan ulang untuk mengidentifikasi adanya kesalahan hitung maupun selisih
Memastikan semua transaksi barang telah tercatat ke dalam sistem untuk dicetak dan dibagikan kepada staff akuntan

Vending machine digital, solusi memantau stock secara remote

Setelah memahami stock opname, terdengar cukup pusing ya, bagi pemula bisnis? Namun, adanya teknologi bisa kamu andalkan untuk mengatasi permasalahan ini.

Salah satu teknologi yang bisa membantu dalam masalah stok barang adalah vending machine digital. Saat ini, mesin penjual pintar memungkinkan kamu untuk mengecek stok produk yang dijual secara remote dan real-time, lho!

Menggunakan sebuah sistem bernama Cloud Management System atau CMS, vending machine digital bisa membantu dalam mengetahui produk apa saja yang sedang dijual atau produk mana saja yang paling laku terjual.

Mengetahui stok produk juga berguna dalam mengatur jadwal isi ulang atau refill produk pada vending machine. Dengan begitu, penjualan produk akan lebih efisien dan menghasilkan keuntungan.